Volmachtenbesluit (KB nr. 4) mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht n.a.v. de Covid-19 pandemie gepubliceerd
/In het Belgisch Staatsblad van 9 april 2020 verscheen het Koninklijk Besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (volledige tekst: klik hier).
Ingevolge deze pandemie is het voor tal van verenigingen en/of vennootschappen bijzonder moeilijk geworden om aan alle door de wet opgelegde verplichtingen te voldoen.
Denk maar aan het organiseren van de algemene vergaderingen, waarbij tal van mede-eigenaars of aandeelhouders aanwezig dienen te zijn of zich dienen te laten vertegenwoordigen.
Nu er sedert 17 maart 2020 tal van veiligheidsmaatregelen werden opgelegd door de Nationale Veiligheidsraad, zien vele verenigingen en vennootschappen zich geconfronteerd met praktische moeilijkheden bij de organisatie van - nochtans wettelijk verplichte – algemene vergaderingen.
Met het KB nr. 4 wil men aan deze moeilijkheden tegemoet komen.
In eerste instantie worden twee opties gecreëerd die in een praktische oplossing voorzien voor de organisatie van algemene vergaderingen:
De Algemene Vergadering uitstellen naar een latere datum
De Algemene Vergadering schriftelijk laten doorgaan (in sommige gevallen ook via skype, zoom etc.)
De maatregel heeft een beperkte duurtijd (met terugwerkende kracht) en geldt vanaf respectievelijk 10 maart (i.g.v. mede-eigendom) en 1 maart 2020 (i.g.v. vennootschappen en verenigingen) tot 3 mei 2020 maar deze periode kan worden verlengd indien nodig.
Voorts worden een aantal specifieke maatregelen voorzien.
Een eerste reeks maatregelen heeft betrekking op de organisatie en bijeenroeping van de algemene vergadering van de mede-eigenaars.
Een tweede reeks maatregelen heeft betrekking op de organisatie van de algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen. In dat geval is het aan het bestuursorgaan van de vereniging / vennootschap in kwestie om autonoom te beslissen hoe zij de algemene vergadering wil laten doorgaan.
In deze blog wordt alvast meer in detail ingegaan op wat in het KB wordt voorzien voor de beide door het besluit beoogde gevallen.
Mede-eigendom
De veiligheidsvoorschriften gerelateerd aan het Covid-19 pandemie laten niet toe dat mede-eigenaars op een fysieke manier nog deelnemen aan de algemene vergaderingen van mede-eigenaars.
De algemene vergaderingen van mede-eigenaars die niet kunnen doorgaan omwille van deze veiligheidsvoorschriften, worden uitgesteld naar een later tijdstip. In dat geval moet de Algemene Vergadering worden gehouden binnen vijf maanden na de crisisperiode.
Ook blijft de mogelijkheid bestaan om de Algemene Vergadering schriftelijk te voeren, zoals voorzien in art. 577-6 § 11 BW. De organisatie van de vergadering via telefonische of videoconferentie is eveneens toegestaan. Wel dient de eenparigheid in dat geval behouden omdat de wetgever wil vermijden dat, gedurende deze crisisperiode, mede-eigenaars zonder technische ondersteuning systematisch zouden worden uitgesloten van deelname aan een Algemene Vergadering.
Wordt de Algemene Vergadering uitgesteld, moeten de nodige maatregelen worden getroffen om de continuïteit te verzekeren. De mandaten van de syndicus en van de leden van de raad van mede-eigenaars worden verlengd, tot bij de eerstvolgende Algemene Vergadering.
De dwingende bepalingen waaronder de mogelijkheid om de syndicus te ontslaan of aan de rechter te vragen een voorlopige syndicus aan te wijzen, blijven van toepassing.
De syndicus blijft gemachtigd om, gedurende de crisisperiode, zijn taken als syndicus te vervullen. Hij respecteert daarbij de geldende veiligheidsvoorschriften maar kan zich nog steeds verplaatsen, bijv. om dringende werken te laten uitvoeren.
Alle contractuele bepalingen blijven van toepassing. De begroting voor het nieuwe werkjaar van de VME wordt, in afwachting van de eerstvolgende Algemene Vergadering, voorlopig geacht gelijk te zijn aan de begroting voor het werkkapitaal van het vorige werkjaar.
Daartoe kunnen de syndici ook de nodige provisies opvragen aan de mede-eigenaars.
Vennootschappen en Verenigingen
Ook deze maatregelen hebben een beperkte duurtijd en zullen gelden van 1 maart tot 3 mei 2020, maar deze periode kan eveneens worden verlengd als blijkt dat de pandemie op dat ogenblik nog steeds geen normale toepassing van de vergaderregels toelaat.
Voor welke periode is de regeling is van toepassing?
Alle vergaderingen die tussen 1 maart en 3 mei worden bijeengeroepen
Alle vergaderingen die tussen de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad (9.4.2020) en 3 mei moeten worden gehouden;
Alle vergaderingen die tussen 1 maart en de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad (9.4.2020) hadden moeten zijn gehouden maar niet zijn gehouden (bv. Omdat men niet wist hoe de vergadering veilig te houden).
Het besluit heeft tot doel om algemene vergaderingen te kunnen blijven organiseren rekening gehouden met de soms onoverkomelijke praktische moeilijkheden om die vergaderingen ook effectief volgens de gebruikelijke regels te houden, zonder hierbij de dwingende regels opgelegd ter bestrijding van het virus, te overtreden.
Daarom worden tijdelijk een aantal versoepelingen en opties ingevoerd zonder de rechten van de aandeelhouders en de leden uit het oog te verliezen.
Voor welke algemene vergaderingen is het KB van toepassing?
De regeling geldt voor de gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen.
Dat laatste is dit jaar van bijzonder belang, omdat vele vennootschappen en verenigingen zich hadden voorgenomen hun statuten aan te passen aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en verenigingen, dat op 1 januari 2020 toepasselijk is geworden. (Ter herinnering: men heeft nog tot 1 januari 2024 de tijd om zijn statuten aan te passen).
De bepalingen van zijn strikt facultatief. De betrokken personen en entiteiten kunnen steeds de gebruikelijke wettelijke regeling in haar geheel na te leven indien zij dit passender achten.
Voor welke entiteiten geldt de regeling?
Alle vennootschappen, verenigingen, rechtspersonen en contractuele ICB’s, met inbegrip van rechtspersonen die onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vallen, zoals bv. ook de publiekrechtelijke rechtspersonen en de Nationale Bank van België.
Voor rechtspersonen met een algemene vergadering of een bestuursorgaan die de rechtspersoonlijkheid door of krachtens bijzondere wetgeving hebben verworven.
Welke opties voorziet het KB?
De eerste optie bestaat er in de vergadering te laten doorgaan:
In omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de Covid-19 pandemie
En anderzijds toch aan de aandeelhouders en de leden toe te laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans te geven vragen te stellen.
Daarnaast krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen in combinatie met stemmen per volmacht.
Stemmen op afstand is alleen wettelijk geregeld voor de NV.
Daarom wordt artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) – voor wat betreft de regels i.v.m. stemmen op afstand - ook tijdelijk van toepassing verklaard op de BV, de CV en andere rechtspersonen.
De tweede optie bestaat erin de algemene vergadering uit te stellen:
Tot de toestand terug is genormaliseerd.
Ook dit is toegelaten als de vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd. In dat geval krijgen de betrokken entiteiten ook uitstel van tien weken voor een aantal wettelijke termijnen, zoals de verplichting de algemene vergadering binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken bij de NBB neer te leggen.
Dergelijk uitstel is niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief netto-actief, of in geval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris: in deze gevallen kan de vennootschap terugvallen op de eerste optie. Met andere woorden: alléén de situaties worden geviseerd waarbij het netto-actief van de vennootschap negatief dreigt te worden of is geworden omdat men enige ademruimte wil gunnen aan vennootschappen die tijdelijke financiële moeilijkheden ondervinden ten gevolge van de Covid-19 pandemie.
Ten slotte wordt in het KB nog verduidelijkt dat het bestuursorgaan onder álle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten.
Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat.
Gaat het om beslissingen die voor notaris moeten worden genomen – men denke vooral aan toegestaan kapitaal – dan volstaat opnieuw dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergadert; de andere leden kunnen deelnemen via de elektronische communicatie.
***
Indien u vragen heeft over de toepassing van KB nr. 4 of over het mede-eigendomsrecht of het vennootschapsrecht in het algemeen, kan u steeds contact opnemen met de werkgroepen Bouwrecht - aannemingsrecht - zakenrecht en Handels-, economisch en insolventierecht.